Quy trình làm thủ tục hải quan

Khi có hàng hóa cần phải xuất đi hay chuẩn bị nhập về thì điều trăn trở khó khăn nhất của các doanh nghiệp đó chính là thủ tục hải quan. Công việc phải làm của chủ hàng và công chức hải quan là khác nhau. Các loại hình xuất nhập khẩu khác nhau thì thủ tục cũng sẽ khác nhau (kinh doanh, gia công, đầu tư, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu, v.v…) Với những loại hình khác, các bước cơ bản cũng gần tương tự như loại hình kinh doanh, và có bổ sung theo đặc thù từng loại hình. 

Khi làm thủ tục hải quan, người khai tờ khai (chủ hàng, đại lý hải quan, hoặc người khai thuê hải quan) thực hiện những bước cơ bản sau:

1. Chuẩn bị Bộ chứng từ làm thủ tục hải quan

Đây là khâu quan trọng nhất vì phải có đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ, đúng, đủ theo lô hàng thì bạn mới có thể thông quan. Bước này sẽ đóng góp đến 95% tiến độ khai báo hải quan cũng như chi phí làm hải quan nếu chúng ta chuẩn bị hồ sơ chu đáo và chuẩn xác.

Bộ chứng từ thông quan gồm các giấy tờ cơ bản sau:

• Hợp đồng thương mại (Purchase Order or Contract): 01 bản sao y
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản gốc
• Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản gốc
• Vận tải đơn (Airway Bill/ Bill of lading).
• Giấy phép (nếu có): 01 bản gốc
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) (nếu có): 01 bản gốc
• Giấy tờ khác theo yêu cầu của Hải quan (nếu có)

Sau khi đã chuẩn bị bộ chứng từ thông quan, người làm thủ tục hải quan thực hiện các công việc sau:

Khi làm thủ tục hải quan, người khai tờ khai (chủ hàng, đại lý hải quan, hoặc người khai thuê hải quan) thực hiện những bước tiếp theo.

 2. Khai và nộp tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định. Trước đây viết tay theo mẫu in sẵn. Nay hầu hết các Chi cục đã chuyển sang khai và nộp tờ khai theo hình thức hải quan điện tử VNACCS bằng phần mềm chuyên dụng. Ở bước này bạn cần phải thực hiện cẩn thận, kiểm tra kỹ các thông tin trên tờ khai phải chính xác và khớp với chứng từ cũng như hàng hóa xuất nhập. Đây là bước hay có những lỗi nhỏ nhưng sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ thông quan cũng như chi phí thông quan của lô hàng,

2. Lấy kết quả phân luồng

Khi đã lên xong các thông tin đầy đủ cho tờ khai, khai chính thức tờ khai thì chúng ta sẽ lấy kết quả phân luồng cho tờ khai. Hệ thống sẽ có 3 phân luồng sau:

Luồng xanh

Màu xanh may mắn! Bạn chỉ cần xuống cảng lấy hàng sau khi nộp thuế (nếu có), mà không phải làm gì thêm.

Luồng vàng

Bạn phải xuất trình bộ hồ sơ giấy, gồm những chứng từ như:

• Tờ khai hải quan (in từ phần mềm, không cần đóng dấu)
• Hóa đơn thương mại (GĐ doanh nghiệp ký, đóng dấu tròn + chức danh)
• Chứng từ khác: Vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng (kiểm tra chuyên ngành)…

Theo thông tư 38, thì hồ sơ hải quan đã đơn giản hơn, không cần Hợp đồng ngoại thương và Chi tiết đóng gói, tuy nhiên bạn nên chuẩn bị bản photo sẵn sàng để tham khảo tra cứu số liệu khi cần.

Chi tiết về hồ sơ hải quan & quy trình thủ tục, bạn có thể tham khảo thêm:

• Điều 16 thông tư 38/2015/TT-BTC.
• Với hồ sơ hải quan điện tử, xem thêm Điều 8, thông tư 22/2014/TT-BTC

Luồng đỏ

Phải kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra xong hồ sơ giấy. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, phải làm nhiều thủ tục và tốn kém chi phí, thời gian, công sức nhất cho cả chủ hàng và cán bộ hải quan.

Trước hết, bạn vẫn phải có bộ hồ sơ như luồng vàng trên đây. Sau khi hải quan tiếp nhận duyệt hồ sơ, sẽ chuyển sang cho đội kiểm hóa. Bạn đăng kí kiểm hóa, xuống cảng làm thủ tục hạ hàng đưa vào khu kiểm hóa, rồi liên hệ với cán bộ hải quan xuống làm thủ tục kiểm tra.

Hiện có 2 hình thức kiểm hóa: kiểm bằng máy soi (kiểm soi), và kiểm thủ công (gọi vui là “kiểm phanh”). Có trường hợp, hải quan kiểm máy soi thấy nghi ngờ lại cho mở container kiểm thủ công (rất mệt mỏi và tốn kém!).

Sau khi kiểm tra xong, cán bộ hải quan sẽ về Chi cục làm các thủ tục cần thiết và lên tờ khai kiểm hoá tiếp theo là người đại diện doanh nghiệp ký tên vào tờ khai kiểm hoá. Cán bộ hải quan chuyển sang phúc tập hồ sơ và thông quan hàng hoá . 

3. Nộp thuế

Người khai nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định: nộp ngay, ân hạn, bảo lãnh ngân hàng… Với hàng nhập khẩu theo loại hình kinh doanh hiện nay, thì đa số thuộc diện phải nộp thuế ngay. Khi nào có thuế nổi trong hệ thống, hải quan mới duyệt thông quan cho lô hàng.

Tra cứu nộp thuế, nợ thuế hải quan trên website tổng cục: sau khi nộp thuế xong, tra cứu nếu thấy tình trạng là “Hết nợ”, nghĩa là tiền thuế đã vào tài khoản của hải quan. Nếu chưa thì phải đợi, và nên kiểm tra lại khâu nộp thuế, nếu cần.

4. Thông quan hàng hóa

Thông quan hàng hóa là việc hoàn tất thủ tục hải quan với hàng xuất nhập khẩu.

Thông quan hàng hoá khi nào ?

• Khi mở tờ khai luồng xanh
• Khi cán bộ tiếp nhận tờ khai luồng vàng thông quan hàng hoá
• Khi cán bộ hải quan kiểm hoá xong tờ khai luồng đỏ và thông quan hàng hoá.

Lưu ý:  với hàng nhập thì cần nộp thuế thì tờ khai mới thông quan được

5. Thanh lý hải quan giám sát hoàn tất thủ tục hải quan

Sau khi đã được thông quan hàng xong rồi thì Bạn in mã vạch tờ khai hải quan, và đến cảng làm nốt thủ tục ký hải quan giám sát (còn gọi là ký cổng bãi) là xong.

Hiện tại có một số nơi đã áp dụng hệ thống giám sát tự động nên sẽ không còn hình thức thanh lý hải quan thủ công như trước đây nữa, các bạn nên chú ý khai đúng để tờ khai sau khi thông quan thì sẽ tự động qua khu vực giám sát.

Trên đây là quy trình làm thủ tục hải quan mà Cpress Logistics muốn chia sẻ đến các bạn, hy vọng với bài viết này các bạn sẽ nắm được những bước cơ bản trong quy trình làm thủ tục hải quan. Nếu bạn vẫn còn những thắc mắc về vấn đề xuất nhập khẩu thì hãy liên hệ với Cypress để được giải đáp rõ ràng nhất nhé.

www.cypress.vn

Hotline: 0915 682 088

Văn phòng: 2608B, tòa nhà Gemek II, Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội

Chúc bạn thành công!