Quy trình làm hàng nhập khẩu hàng cont tại công ty xuất nhập khẩu

Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp thì các bước tiếp theo chúng ta phải làm để hoàn tất việc làm hàng nhập khẩu để đưa hàng về kho của mình là như thế nào, các bạn cùng Cypress Logistics tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

Bước 1: Nhận chứng từ từ nhà xuất khẩu

Sau khi chốt lô hàng với khách hàng (K/H), nhân viên kinh doanh (Sales) chuyển file hoặc in chứng từ chuyển cho nhân viên xuất nhập khẩu ( XNK) để kiểm tra thông tin.

• Trong một số trường hợp, khách hàng gửi luôn bộ chứng từ mà không gửi file mềm.
• Nhân viên Sales hoặc XNK tạo hồ sơ (Jobfile) cho lô hàng.

Bước 2: Kiểm tra chi tiết bộ chứng từ

2.1. Kiểm tra kĩ thông tin trên từng chứng từ:

Đây là bước không khó, nhưng khá hữu ích cho những bước sau trong cả quy trình làm hàng nhập

• Sales Contract (Hợp đồng mua bán): Kiểm tra số, ngày hợp đồng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, thông tin hàng hóa…
• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Kiểm tra số, ngày invoice, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá…
• Packing list (Chi tiết đóng gói): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói…
• Bill of Lading (Vận đơn): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, số chuyến, số cont, chì, trọng lượng … Lưu ý xem có B/L gốc không, hay đã surrender / telex released.
• Arrival notice (Giấy báo hàng đến).
• C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ), nếu có: cần kiểm tra kỹ nếu có CO ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E… vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế.
• Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng (thường gửi sau, cùng bộ hồ sơ giấy).

2.2. Kiểm tra tính chính xác của chứng từ

Thường thì mọi người sẽ sử dụng biện pháp kiểm tra chéo thông tin chứng từ xem các số liệu đã khớp và chính xác với lô hàng nhập khẩu hay chưa hay chưa. Ví dụ như : đơn giá trong Hợp đồng & Invoice, lượng hàng giữa Hợp đồng, Packing List, B/L…

• Hồ sơ chưa đầy đủ hợp lệ nếu: chứng từ không đầy đủ, hoặc thiếu thông tin trên chứng từ, hoặc thông tin trên các chứng từ không khớp nhau.
• Nếu bộ hồ sơ đủ số lượng chứng từ, đủ thông tin cần thiết (để lên tờ khai hải quan), và thông tin trên các chứng từ khớp nhau, thì bộ chứng từ được coi là đầy đủ hợp lệ.

2.3. Nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ thì sao ?

Nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ thì nhân viên XNK báo Sales đề nghị khách hàng bổ sung chỉnh sửa đến khi đầy đủ.

Lưu ý: Bước 2.2 và 2.3 cần thực hiện sớm, ngay sau khi nhận được file chứng từ, không chờ đến lúc lên tờ khai mới kiểm tra. Như vậy khách hàng mới biết và có thời gian để kịp bổ sung chỉnh sửa.

2.4. Tra cứu mã HS

• Với K/H mới, loại hàng mới, cần tìm hiểu kĩ lưỡng thông tin tên hàng, công dụng, tính chất, chất liệu, loại hàng (đề nghị khách hàng cung cấp tờ khai trước đây, tra cứu trên mạng…). Mục đích là để xác định được mã HS và mô tả hàng hóa chính xác.
• Với K/H truyền thống, cần kiểm tra lại mã HS xem còn phù hợp không.

2.5. Làm biên bản giao hàng 

Tiến hành làm biên bản giao hàng cho nhà xe ( làm 2 bản) .

Bước 3: Lên tờ khai hải quan

3.1. Lên tờ khai hải quan

Nhân viên xuất nhập khẩu tiến hàng lê tờ khai hải quan  bằng phần mềm khai hải quan ( VNACCS), sau khi kiểm tra chứng từ xong thì làm bước tiếp…

3.2. Kiểm tra lại TK 

Sau khi lên tờ khai xong thì phải kiểm tra lại lần nữa trên phần mềm để đảm bảo nội dung chính xác:

• Lưu ý những tiêu chí không được phép sửa trên TK (Cần kiểm tra hết sức cẩn thận)
• Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện.
• Số bill, số cont, seal ngày hàng đến, tên tàu chặng cuối, địa điểm dỡ hàng.
• Số ngày invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mã phân loại hóa đơn, mã phân loại TK trị giá.
• Địa điểm lưu kho …

3.3. Tự tính lại số thuế phải nộp 

Nhân viên XNK cần tính lại số thuế phải nộp bằng file excel, gồm thuế nhập khẩu, VAT… Nếu khớp kết quả (hoặc sai số nhỏ, dưới 100 đồng) thì thực hiện bước tiếp theo, nếu chưa khớp kiểm tra ngay lại TK về thuế và đơn giá, trị giá, và điều chỉnh dữ liệu nếu cần thiết.

Thực chất thì khi nhập trên phần mềm khai báo hải quan thì phần mềm đã tự tính thuế cho chúng ta rồi tuy nhiên cũng có đôi lúc chúng ta nhập sai thì sẻ cho ra kết quả không đúng

3.4. Truyền TK và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống. 

Tùy theo tờ khai được phân luồng gì mà tiến hành các bước tiếp theo:

• Luồng xanh: In TK, chờ nộp thuế, sau đó đến HQ giám sát làm nốt thủ tục thông quan. (Nếu làm ở nơi áp dụng hệ thống giám sát tự động thì không cần đến hải quan giám sát nữa vì hàng mặc định đã qua khu vực giám sát rồi)
• Luồng vàng: Phải mang TK và bộ hồ sơ lên cho hải quan kiểm tra hồ sơ. Nhân viên đi làm hiện trường phải đọc hồ sơ, và trao đổi với người lên tờ khai để nắm được thông tin về lô hàng, để có thể chủ động giải thích khi hải quan hỏi.
• Luồng đỏ: Hải quan vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm tra thực tế hàng hóa. Cần hiểu rõ về lô hàng, cần nắm rõ thực tế hàng hoá có chuẩn chỉnh không, có nhãn mác đầy đủ không, quy cách đóng gói đơn vị, đặc điểm, tính chất, công dụng… như thế nào, để có phương án kiểm hóa thích hợp. Khi đi kiểm hóa, lưu ý mang theo một số dụng cụ cần thiết như: seal (chì niêm phong), dao rạch giấy, băng dính…

3.5. Nộp thuế nhập khẩu và VAT

Sau khi có kết quả phần luồng, tiến hành đi nộp thuế nhập khẩu.

Bước 4: Lấy lệnh hãng tàu / Forwarder (FWD)

4.1. Ứng tiền làm hàng. 

Gọi điện trước cho hãng tàu để hỏi về phí lấy lệnh, tiền cược cont, và lô hàng đã đủ điều kiện phát lệnh chưa.

4.2. Nếu bên vận tải biển là FWD 

Thì cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến, bill gốc (nếu có) lên lấy ủy quyền rồi làm bước tiếp theo.

Chứng từ mang theo khi đi lấy D/O:

• Giấy báo hàng đến: 1 bản copy
• Giấy giới thiệu: 1 tờ gốc
• Chứng minh nhân dân: 1 bản copy
• Bill hãng tàu: 1 bản copy
• Thông tin xuất hóa đơn (hỏi nhân viên Sales cung cấp)

Khi lấy lệnh, bạn cũng nên để ý gia hạn và nộp phí gia hạn (nếu cần).

4.3. Sau khi lấy được lệnh từ hãng tàu hoặc FWD

• Phải kiểm tra lại số cont, số chì, hạn lệnh.
• Kiểm tra số tiền, mã số thuế, tên công ty, địa chỉ trên hóa đơn. (Nếu không khớp phải yêu cầu sửa trước khi kí lên hóa đơn)

4.4. Những chứng từ phải nhận được từ hãng tàu hoặc FWD

Trước khi rời hãng tàu (tùy theo hãng) thường gồm:

• Lệnh giao hàng có đóng dấu của hãng tàu: 2 bản;
• Phiếu cược: 2 bản;
• MB/L có dấu hãng tàu: 1 bản
• Các hóa đơn phí (local charge)
• Phiếu thu tiền cược vỏ.

Có một số hãng tàu không có cược cont nhưng vẫn phải làm phiếu hạ rỗng

Bước 5: Làm thủ tục thông quan

Có lẽ đây là bước quan trất trong quy trình làm hàng nhập . Thường hay xảy ra trục trặc, vướng mắc phát sinh trong bước này. Do đó bạn cần phối hợp tốt với các bộ phận khác.

• Tự làm thủ tục hải quan : Cữ nhân viên ra cảng/sân bay làm thủ tục thông quan cho lô hàng
• Nhờ dịch vụ làm thủ tục thông quan lô hàng : Dịch vụ thông quan hàng sẽ đến lấy bộ chứng từ đi khai hải quan và thông quan lô hàng

5.1. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm

• Tờ khai hải quan điện tử: 1 bản (in từ phần mềm)
• Commercial Invoice: 1 chính hoặc sao y ( tuỳ từng chi cục )
• Vận đơn: 1 bản HBL có dấu FWD (nếu có) + 1 bản MBL có dấu của hãng tàu
• Packing List 
• Hợp đồng ngoại thương
• Giầy giới thiệu

Ngoài ra cần chuẩn bị sẵn những chứng từ khác như: ,Giấy đăng kí kiểm tra chuyên ngành: 1 bản gốc (nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành), C/O: 1 bản gốc (nếu có), Chứng nhận chất lượng (C/Q)… khi cần có thể xuất trình để giải thích với cán bộ hải quan.

5.2. Cầm bộ hồ sơ đến hải quan thông quan hàng hoá.

Nhân viên XNK cầm bộ hố sơ hải quan lên chi cục mở tờ khai tiến hàng làm thủ tục thông quan hàng hoá

Bước 6: Làm thủ tục lấy hàng

Sau khi làm thủ tục hải quan xong tại chi cục, cầm bộ TK đó xuống cảng đổi lệnh, hồ sơ bao gồm:

• Lệnh giao hàng: 1 bản gốc + 1 bản copy
• Giấy cược cont: 1 bản gốc

Nộp phí nâng hạ, đổi lệnh xong, kiểm tra lại số cont, chì.

Cảng trả lại những giấy tờ:

• Phơi lệnh nâng
• Hóa đơn nâng hạ (Lưu ý kiểm tra thông tin trên hóa đơn: Tên công ty, MST, địa chỉ…)

Thanh lý hải quan giám sát: xuất trình TK gốc, TK copy, phơi lệnh nâng ( Một số cảng thanh lý hải quan giám sát tự động thì không cần thanh lý hải quan nữa)

Bước 7: Giao lệnh cho xe

Đưa nhà xe hoặc lái xe những chứng từ:

• Phơi lệnh nâng
• Phiếu cược: 1 bản copy
• Thông tin xuất hóa đơn nâng hạ (có thể ghi trên tờ cược)

Bước 8: Lấy cược & hoàn ứng để hoàn thành các bức làm hàng nhập khẩu về kho

Sau khi giao hàng:

• Liên hệ với nhà xe để lấy phơi phiếu.
• Đổi hóa đơn hạ (nếu cần)

Sau khi lấy cược, nhân viên hiện trường làm phiếu hoàn ứng và thanh toán với công ty.