Phân biệt vận đơn gốc và vận đơn copy trong xuất nhập khẩu

Vận đơn gốc có giá trị hơn vận đơn copy, trong nhiều trường hợp, các bên trong quá trình xuất nhập khẩu yêu cầu bắt buộc phải có vận đơn gốc vì độ tin cậy cao hơn. Nhà Nhập khẩu sẽ yêu cầu phải có vận đơn gốc trong bộ chứng từ để thực hiện thanh toán.

Vậy Vận đơn gốc là gì? Vận đơn copy là gì? Cách nhận diện hai loại vận đơn này? Bài viết dưới đây của Xuất nhập khẩu Cypress sẽ giải đáp giúp bạn.

1.Vận đơn gốc là gì?

Vận đơn gốc (Bill gốc) hay còn là Original Bill là loại vận đơn được phát hành bới các hãng tàu hoặc forwarder. 

Nếu vận đơn là chứng từ được viết tay hoặc bằng trang đầu của máy đánh chữ, các dạng chứng từ này không cần đóng dấu “Original” cũng được xem là bản gốc. 

Các vận đơn thường được đánh máy và có chữ ký viết bằng tay và đóng dấu “Original”, nhờ vậy người xem dễ dàng phân biệt được với bill copy. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý:

• Các bản photocopy, bản chụp, bản sao, in, hay đánh máy nhưng được ký bằng tay cũng sẽ được cho như là vận đơn gốc.
• Cho dù trên các vận đơn có đóng con dấu, có cả chữ Original, nhưng lại không có chữ ký bằng tay thì tất cả đều không có giá trị là vận đơn gốc.
• Chứng từ đã được ký nhưng sao chụp lại không được coi là bản gốc dù có dấu “Original”.

Các vận đơn mà được in ra được đóng dấu chữ Original ở mặt phía trước vận đơn. Thông thường, mặt sau vận đơn sẽ in các điều khoản và điều kiện.

Việc phát hành 1 bộ vận đơn sẽ gồm có 2 hay nhiều hơn 3 bản Original giống về hình thức, nội dung. Tuỳ thuộc vào mỗi hãng tàu hay forwarder sẽ có các cách in vào vận đơn các chữ khác nhau để dễ phân biệt.

Nhà nhập khẩu sẽ yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp vận đơn gốc để thực hiện thanh toán tiền hàng, vì thế, trong trường hợp nhà xuất khẩu không chuyển vận đơn trước cho nhà nhập khẩu hoặc đến khi nhận được hàng, nhà nhập khẩu mới yêu cầu bill gốc thì việc giao nhận hàng hóa sẽ tốn nhiều thời gian trong thời gian chờ vận đơn tới.

2.Vận đơn copy là gì?

Vận đơn copy là hình thức sao y từ bản vận đơn gốc ra thành một hoặc nhiều bản khác bằng các hình thức như các bản sao, bản in, đánh máy hay bản photo,… nhưng những loại này không được phép ký bằng tay, và gọi chung là bản copy. Bản sao là các chứng từ có dấu “Copy” hoặc các chứng từ được tạo ra không phải bằng viết tay hay bằng trang đầu của máy đánh chữ mà không có dấu “Original” . Bản sao không cần phải ký. 

Trên các vận đơn này sẽ có dòng chữ “copy”, có một vài vận đơn khác thì là chữ “ Non-negotiable” ở mặt trước, còn mặt sau của bản sao vận đơn thường được in đen trắng

Việc sử dụng vận đơn copy, bạn cần lưu ý cần được sự đồng ý từ các phía có liên quan. Với trường hợp bill gốc mà bị mất, thì các hãng tàu sẽ không giải phóng các mặt hàng cho bạn. Và lúc này, bạn tốn thêm 1 khoản chi phí tương đương 110% giá trị của hàng hoá, cam kết với phía hãng tàu, lúc này nếu bạn muốn giải phóng hàng hoá, và phía hãng tàu sẽ giữ lại trong 2 năm. 

3.Cách phân biệt vận đơn gốc và vận đơn copy trong xuất nhập khẩu

Hiện nay, các hãng tàu đều in sẵn mẫu vận đơn, trên đó có thể in sẵn từ “Original” hoặc “copy” để phân biệt vận đơn gốc và bản sao vận đơn.

Trong trường hợp in sẵn, vận đơn gốc và bản sao vận đơn đều giống nhau về nội dung ở mặt trước; còn mặt sau vận đơn gốc sẽ in các điều khoản và điều kiện về chuyên chở, còn mặt sau của bản sao vận đơn được in đen trắng. 

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp bản gốc và bản sao vận đơn của một hãng tàu là hoàn toàn giống nhau về hình thức và nội dung. Trong trường hợp này, để phân biệt đâu là bản gốc đâu là bản sao ta phải căn cứ vào dấu hiệu trên vận đơn. Dấu hiệu bản gốc và bản sao trên vận đơn cũng có nhiều cách thể hiện, sau đây là các trường hợp:

Do hiện nay, vận đơn là chứng từ được in sẵn, và một bộ vận đơn gồm nhiều bản, trong đó thường có 3 bản gốc và nhiều bản sao, do đó, việc thể hiện bản gốc và bản sao vận đơn như sau:

Cách 1: Nếu là bản gốc thì in sẵn chữ “Original”, còn nếu sao thì in sẵn chữ “copy” lên mặt trước của tờ vận đơn.

Cách 2: Vận đơn được in hoàn toàn giống nhau, khi phát hành, nếu là bản gốc thì đóng thêm dấu “Original”, còn nếu bản sao thì đóng thêm dấu “copy” lên mặt trước tờ vận đơn.

Cách 3: Nếu là bản gốc thì in “Negotiable origin”, nếu là bản sao thì in “Copy-Non-Negotiable”.

Cách 4: Ghi thứ tự các bản vận đơn gốc như sau: “First Original” – Bản gốc thứ nhất; “Second Original” – Bản gốc thứ hai; “Third Original” – Bản gốc thứ ba.

Cách 5: Thể hiện vận đơn gốc theo thông lệ vận tải quốc tế: “Original” – Bản gốc thứ nhất; “Duplicate” – Bản gốc thứ hai; “Triplicate” – Bản gốc thứ ba.

Hai cách thể hiện sau cùng, tuy không có chữ “Original”, nhưng vẫn được xem là bản gốc, vì đây là thông lệ quốc tế trong vận tải biển.

Ở đây cần lưu ý, đối với vận đơn gốc có thể là vận đơn lưu thông (Negotiable) và cũng có thể là không lưu thông được (Non – Negotiable). Những vận đơn gốc mà trên đó quy định hàng hóa được giao theo lệnh hay vô danh là những vận đơn chuyển nhượng được, tuy nhiên, nếu vận đơn gốc quy định giao hàng đích danh thì không thể chuyển nhượng. Còn đối với tất cả các bản sao vận đơn đều không thể chuyển nhượng (Copy Non – Negotiable).