7 bước làm chứng từ XNK và thủ tục hải quan

28/05/2021

Ngày nay, xuất nhập khẩu hàng hóa được coi là bước đi quan trọng cho các doanh nghiệp kinh doanh và sản xuất. Với nhu cầu xuất khẩu hàng hóa gia tăng mạnh mẽ như vậy, thủ tục hải quan cũng có nhiều vấn đề cần phải giải quyết hơn, nó kéo theo sự hình thành và phát triển của các dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa.

Hãy cùng Cypress Logistics tìm hiểu quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan trong bài viết dưới đây nhé.

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa để làm thủ tục hải quan

Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần phải in và điền đầy đủ thông tin vào các loại giấy tờ có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, bao gồm:

Hóa đơn thương mại (Invoice)
Hợp đồng thương mại
Phiếu đóng gói hàng hóa (Paking list)
Vận đơn (Bill)
Tờ khai hải quan

Lưu ý, trong quá trình điền thông tin, doanh nghiệp nên kiểm tra, chỉnh sửa những chỗ chưa hợp lý về hình thức trình bày, lỗi đánh máy, phông chữ,… để văn bản có hiệu lực thực thi và có giá trị với pháp luật.

Hiện nay, hình thức khai báo trực tuyến đã được đưa vào hoạt động, nhờ vậy doanh nghiệp không cần tốn chi phí để gửi và chuyển phát bộ chứng từ tới cơ quan hải quan. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đăng ký và mua chữ ký số để có thể gửi trực tiếp. Việc mua chữ ký số đôi khi khá rườm rà và mất thời gian. Do đó, nếu không muốn gặp rắc rối về loại chữ ký này, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ làm xuất nhập khẩu trọn gói. Các dịch vụ này sẽ giúp quá trình đăng ký của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng và đơn giản.

Bước 2: Cài đặt phần mềm kê khai hải quan VNACCS

Doanh nghiệp có thể cài đặt phần mềm kê khai hải quan của các công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam hiện nay như FPT, Thái Sơn, TS24,…

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa nằm trong danh sách hàng xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành , doanh nghiệp cần phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo quy định. Ngược lại, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Doanh nghiệp có thể tìm thấy quy định quan trọng liên quan đến danh mục hàng hóa phải kiểm tra chất lượng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Công thương, Bộ Xây dựng, Bộ Y Tế,…

Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai hải quan đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu lô hàng, sau đó xem hướng dẫn cách lên tờ khai của công ty cung cấp phần mềm để thực hiện.

Bước 5: Lấy lệnh giao hàng

Đây là loại chứng từ mà công ty vận chuyển phát hành để lưu giữ hàng hóa và giao hàng cho người nhận. Loại chứng từ này giữ vai trò quan trọng trong thủ tục kiểm tra hàng hóa, chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành ở cảng.

Bước 6: Chuẩn bị bộ hồ sơ để làm thủ hải quan

Tùy theo luồng tờ khai mà chứng từ cần chuẩn bị cũng khác nhau, bao gồm:

Tờ khai luồng xanh: Hồ sơ đã thông quan, chỉ cần nộp thuế và đến hải quan giám sát để làm nốt thủ tục.
Tờ khai luồng vàng: Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu để hải quan kiểm tra. Nguyên tắc là chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ thì quá trình làm thủ tục diễn ra càng thuận lợi.
Tờ khai luồng đỏ: Hải quan kiểm tra giấy tờ (hồ sơ giống như tờ khai luồng vàng), sau đó kiểm tra hàng hóa thực tế.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan tại chi cục

Ở bước này, doanh nghiệp cũng theo chỉ dẫn của tờ khai luồng mà làm các công việc tương ứng. Dù là công đoạn cuối cùng nhưng bước này diễn ra khá phức tạp, gây tốn thời gian cho cả đơn vị xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như đơn vị hải quan. Để có thể tiết kiệm thời gian cũng như chi phí một cách tối ưu nhất, doanh nghiệp nên sử dụng các dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu từ các đơn vị logistics.

Nếu bạn vẫn còn những thắc mắc về vấn đề xuất nhập khẩu thì hãy liên hệ với Cypress để được giải đáp rõ ràng nhất nhé.